Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stelle
Softics GmbH
Beethovenstraße 11
76676 Graben-Neudorf
E-Mail: info@softics.de
Telefon: 07255 3499618
SoftBill wird als eigene Instanz je Kunde betrieben. Für die in Ihrer Instanz verarbeiteten Geschäftsdaten ist regelmäßig Ihr Unternehmen Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; die Softics GmbH ist insoweit Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
2. Zweck der Verarbeitung
SoftBill dient der Erstellung, dem Versand und der Verwaltung von Rechnungen und weiteren Belegen, einschließlich der elektronischen Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Hinzu kommen der Abgleich von Kontoumsätzen mit offenen Posten und das Mahnwesen.
3. Welche Daten verarbeitet werden
- Benutzeridentität aus der Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse sowie die technische Kennung des Identitätsanbieters (Issuer und Subject). SoftBill speichert keine eigenen Kennwörter.
- Von Ihnen erfasste Geschäftsdaten: Geschäftspartner, Ansprechpartner, Anschriften, Steuermerkmale, Artikel, Belege und Zahlungsvorgänge.
- Änderungsprotokoll: wer wann welchen Wert geändert hat (§ 146 AO, GoBD).
- Belegarchiv: erzeugte PDF- und XML-Dateien mit Prüfsumme.
- Protokolldaten des Servers: IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse (Betriebssicherheit).
- Auf der zentralen Produktseite softbill.softics.de zusätzlich: die Angaben aus dem Formular „Demo anfordern“ (Name, Firma, E-Mail-Adresse, optional Telefon und Nachricht).
4. Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrages und vorvertragliche Maßnahmen, unter anderem die Bearbeitung einer Demo-Anfrage), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und § 14b UStG) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr).
5. Empfänger beim Anmelden
Die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra ID oder Google. Dabei werden Anmeldedaten an die Microsoft Ireland Operations Ltd. beziehungsweise die Google Ireland Ltd. übermittelt. Beide Anbieter sind für die Anmeldung eigenständig Verantwortliche und nicht Auftragsverarbeiter der Softics GmbH; es gelten deren Datenschutzhinweise. Übermittelt wird nur, was zur Feststellung Ihrer Identität nötig ist.
6. Cookies
SoftBill setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): das
Sitzungscookie __Host-softbill (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, Gültigkeit
8 Stunden) sowie kurzlebige Cookies für den Ablauf der Anmeldung. Es findet
keine Analyse, kein Tracking und keine Werbung statt; ein
Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Die Produktseite softbill.softics.de
setzt gar keine Cookies.
7. Hosting
Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen; Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle Daten werden in Deutschland verarbeitet; eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt.
8. Speicherdauer
Rechnungen und Buchungsbelege werden 8 Jahre aufbewahrt, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Innerhalb dieser Fristen ist ein Löschen aus dem Belegarchiv technisch ausgeschlossen. Demo-Anfragen werden bis zur Bearbeitung, längstens sechs Monate, aufbewahrt. Server-Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an info@softics.de.
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO zu, für uns bei: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
10. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die tatsächliche Verarbeitung ändert — etwa wenn ein weiterer Dienstleister hinzukommt. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit dem unten genannten Stand.
Stand: 26. August 2026