Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stelle
Softics GmbH
Beethovenstraße 11
76676 Graben-Neudorf
E-Mail: info@softics.de
Telefon: 07255 3499618
SoftBill wird als eigene Instanz je Kunde betrieben. Für die in Ihrer Instanz verarbeiteten Geschäftsdaten ist regelmäßig Ihr Unternehmen Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO; die Softics GmbH ist insoweit Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
2. Zweck der Verarbeitung
SoftBill dient der Erstellung, dem Versand und der Verwaltung von Rechnungen und weiteren Belegen, einschließlich der elektronischen Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Hinzu kommen der Abgleich von Kontoumsätzen mit offenen Posten und das Mahnwesen.
3. Welche Daten verarbeitet werden
- Benutzeridentität aus der Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse sowie die technische Kennung des Identitätsanbieters (Issuer und Subject). SoftBill speichert keine eigenen Kennwörter.
- Von Ihnen erfasste Geschäftsdaten: Geschäftspartner, Ansprechpartner, Anschriften, Steuermerkmale, Artikel, Belege und Zahlungsvorgänge.
- Änderungsprotokoll: wer wann welchen Wert geändert hat (§ 146 AO, GoBD).
- Belegarchiv: erzeugte PDF- und XML-Dateien mit Prüfsumme.
- Protokolldaten des Servers: IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse (Betriebssicherheit).
- Auf der zentralen Produktseite softbill.info zusätzlich: die Angaben aus dem Formular „Demo anfordern“ (Name, Firma, E-Mail-Adresse, optional Telefon und Nachricht).
Container-App (nur wenn gebucht). Bucht Ihr Unternehmen die Container-App, kommen hinzu:
- Fotos von Stell- und Abholort, aufgenommen an den Anschriften Ihrer Kunden: Stellfoto, Foto des Untergrunds, Abholfoto und Foto des Platzes; dazu Fotos der Wiegescheine der Entsorgungsanlage.
- Standort (Breite, Länge, Genauigkeit) und Zeitpunkt ausschließlich als Eigenschaft eines Fotos im Moment der Aufnahme. Es findet kein laufendes Standort-Tracking statt.
- Der Name des Fahrers am jeweiligen Ereignis, aus einer Liste Ihres Unternehmens. Fahrer melden sich über einen Gerätezugang aus Link und PIN an, ohne eigenes Benutzerkonto.
- Die Angaben aus der Web-Anfrage: Name, optional Firma, Telefon, E-Mail-Adresse, Anschrift des Stellorts, Hinweise zum Stellplatz, Containertyp, Abfallart, Wunschtermin und Nachricht; ebenso der Zeitpunkt, zu dem ein Kunde über seinen persönlichen Link einen Container als voll meldet.
Die Fotos, die als Nachweis zählen, übergibt die Container-App als Anlage an den Lieferschein in SoftBill.
4. Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrages und vorvertragliche Maßnahmen, unter anderem die Bearbeitung einer Demo-Anfrage), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und § 14b UStG) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr).
5. Empfänger beim Anmelden
Die Anmeldung erfolgt über den Identitätsanbieter Microsoft Entra ID. Dabei werden Anmeldedaten an die Microsoft Ireland Operations Ltd. übermittelt. Dieser Anbieter ist für die Anmeldung eigenständig Verantwortlicher und nicht Auftragsverarbeiter der Softics GmbH; es gelten dessen Datenschutzhinweise. Übermittelt wird nur, was zur Feststellung Ihrer Identität nötig ist. Kommt ein weiterer Identitätsanbieter hinzu, wird er an dieser Stelle benannt, bevor er eingesetzt wird.
6. Cookies
SoftBill setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): das
Sitzungscookie __Host-softbill (HttpOnly, Secure, SameSite=Lax, Gültigkeit
8 Stunden) sowie kurzlebige Cookies für den Ablauf der Anmeldung. Es findet
keine Analyse, kein Tracking und keine Werbung statt; ein
Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Die Produktseite softbill.info
setzt gar keine Cookies.
7. Hosting
Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen; Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Alle Daten werden in Deutschland verarbeitet; eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt.
8. Speicherdauer
Rechnungen und Buchungsbelege werden 8 Jahre aufbewahrt, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Innerhalb dieser Fristen ist ein Löschen aus dem Belegarchiv technisch ausgeschlossen. Demo-Anfragen werden bis zur Bearbeitung, längstens sechs Monate, aufbewahrt. Server-Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Rückläufer des Rechnungsversands (Unzustellbarkeitsmeldungen an unser Rücklaufpostfach) werden zur Zuordnung zum betroffenen Versand aufbewahrt; ihr Inhalt wird 90 Tage nach der Zuordnung gelöscht, bei Nachrichten ohne zuordenbaren Versand nach 365 Tagen. Datum, Absender und Nachrichtenkennung bleiben als Nachweis der Zustellung erhalten.
Container-App: Arbeitskopien der Fotos werden 90 Tage nach vollständigem Ausgleich der Rechnung gelöscht, in die der Auftrag eingegangen ist; Fotos ohne Bezug zu einem Vorgang nach 7 Tagen; Fotos stornierter Aufträge und Fotos ohne Auftrag nach 90 Tagen. Solange eine Rechnung offen ist, bleiben die Fotos des Auftrags erhalten. Die an Belege übergebenen Nachweise unterliegen den Aufbewahrungsfristen des Belegarchivs.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an info@softics.de.
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO zu, für uns bei: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
10. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die tatsächliche Verarbeitung ändert — etwa wenn ein weiterer Dienstleister hinzukommt. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit dem unten genannten Stand.
Stand: 1. Oktober 2026